Red Events Oy

 

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Red Events Oy (“Red Events” tai ”Rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioista vastaava

Rekisterinpitäjä: Red Events Oy
Y-tunnus: 3337716-2
Osoite: Pietarinkatu 10 LH 4 00140 Helsinki
Sähköpostiosoite: Lotta@redevents.fi

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa:
raakel.koittola@hifk.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai sen valmistelu)
• asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt. Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietojasi asiakas- ja jäsenviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista (oikeutettu etu, suostumus)
• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (oikeutettu etu)
• markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen (oikeutettu etu).
• suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi suosituksia tai räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa (oikeutettu etu, suostumus)
• asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)
• tuotteidemme ja palveluidemme kehittäminen. Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja tuotteidensa ja palveluidensa kehittämiseen.
• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus)
• sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen (lakisääteinen velvollisuus)

Rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi pannakseen täytäntöön sopimuksen kanssasi tai edustamasi yrityksen kanssa (esim. hankittuun palveluun liittyvän ohjelman toteuttaminen, digitaalisen palvelun toteuttaminen taikka sponsorointi- tai muun yhteistyön toteuttaminen).

Rekisterinpitäjällä on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteidensa ja palveluidensa myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Rekisterinpitäjä voi lain niin salliessa oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä yhteystietojasi hyödyntäen, mukaan lukien henkilötietojen käsittely profilointiin. Muita Rekisterinpitäjän oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu ei-asiakkaille, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voi Rekisteristerinpitäjä pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella. 

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Tietoryhmä	Esimerkkejä tietosisällöstä
Yksilöinti- ja yhteystiedot*	Asiakkaan ja/tai edustajan nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.
Tuotteita ja palveluita sekä niiden tilauksia ja asiakasviestintää koskevat tiedot*	Tiedot käsitellyistä tilauksista, tilausten toimitusaika sekä sopimuksiin, asiakasviestintään ja reklamaatioihin liittyvät tiedot.
Markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointiin) ja tapahtumiin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset* ja kiellot*	Yhteystiedot markkinointia varten, sekä tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä kerätyt tiedot. Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot.
Verkkosivujen ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot	IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot

 

* Merkityt tiedot ovat välttämättömiä.

Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi asioinnin yhteydessä, tai kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta, osallistuu tilaisuuksiimme taikka rekisteröinnin yhteydessä, kun rekisteröity vierailee verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaa uutiskirjeemme, vastaa asiakastyytyväisyystutkimukseen tai on meihin muutoin yhteydessä.

Alaikäisen osalta tietoja saadaan huoltajalta asiakas-, jäsen- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista. Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja yritysten edustajista myös näiden kollegoilta, eli yrityksen tai muun yhteisön pääyhteyshenkilö voi kertoa Rekisteristerinpitäjälle henkilötietoja myös muista Rekisteristerinpitäjän tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä.

5. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia on mikä tahansa henkilötietojen automaattinen käsittely, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen luonnollisen henkilön työsuoritukseen, taloudelliseen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin.

 

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia, asiakaspalvelua, markkinointipalveluntarjoajaa, tapahtuman tuottajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista. 

Henkilötietojesi suojaaminen on Rekisterinpitäjälle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä saattaa yllä mainitun lisäksi luovuttaa henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille;
• yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Rekisterinpitäjä yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja;
• tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.
• Rekisterinpitäjän tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja harkintansa mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi yritysten edustajille järjestetty ottelutapahtuma);
• Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.
• Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin;
• kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä;
• mikäli Rekisteristerinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Kun henkilötietoja luovutetaan kolmannelle taholle, eli toiselle rekisterinpitäjälle, sovelletaan tällöin kyseisen organisaation tietosuojakäytäntöjä.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

8. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä pyrkii säilyttämään henkilötiedot Euroopan unionissa, mutta tämä ei kuitenkaan ole aina mahdollista. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission riittävyyspäätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

9. Henkilötietojen suojaus

Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain.  Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu [17.8.2023].